Що таке паперова бюрократія, знає кожен. Вона роками породжувала купи документів, довідок, свідоцтв та заповнених бланків. Проте наскільки реально зібрати все, що потрібно разом, під час екстреної евакуації в умовах воєнного часу? Де зберігати документи, щоб ними було максимально зручно користуватися? Та як ефективно працювати з документами у віддаленому режимі, навіть за обставин, які «не дуже зручні»?

Зберігайте собі добірку порад про ефективну роботу з документами у будь-який час.

1. Ведіть реєстр контрагентів
Зараз максимально важливо перевіряти кожного контрагента. Тому радимо вам зберігати інформацію про компанії: їхні виписки, паспорти, статути, накази, довіреності на представників тощо. Також важливо користуватися сервісами, завдяки яким можна додавати контрагентів до своєї бази даних (реєстру контрагентів) з ЄДР. Це допоможе значно заощадити час і уникнути помилок. Адже під час наступної роботи з організацією буде потрібно лише перевірити актуальність даних, а не збирати їх знову.

2. Створюйте шаблони та генеруйте готові документи, заповнені даними
Колекціонуйте шаблони документів, як найкращі зразки своєї практики, та автоматизуйте їх використання за допомогою конструкторів документів. У наш час заповнення документів — це робота електронної системи, а не людини з вищою освітою. Поважайте свій час і час своєї команди. Наразі є багато сервісів, які пропонують безкоштовні бібліотеки шаблонів документів та договорів.

3. Використовуйте КЕП та захистіть себе і свої документи
Кожний документ має бути підписаний. І згенерований документ не є винятком. Та як його підписати? Тут Вам на допомогу прийде КЕП (кваліфікований електронний підпис). Він володіє такою ж юридичною силою, як і власноручний підпис. Сформувати КЕП можна, наприклад через особистий кабінет банку. І це стосується юридичних, фізичних осіб та ФОПів.

4. Зберігайте документи в безпечних місцях
Для того, щоб у будь-який момент скористатися документом, збережіть його в безпечному місці. Де краще зберігати документи? Для цього можете скористатися хмарою чи віддаленим сервером. Це значно підвищить шанс, що необхідні папери збережуться, зокрема під час війни. Також це зручно, бо скористатися ними можна буде за допомогою смартфону.

5. Вчіться працювати з шаблонами документів
Навіщо створювати нове, якщо є готове й перевірене часом? Якщо виникає потреба сформувати документ, то зробити це можна в декілька кліків. Для цього можна скористатися своїм шаблоном у Word, замовити розробку документа у правника, пошукати та опрацювати необхідний шаблон в Інтернеті чи скористатися спеціальними сервісами та ввести свої дані в готові шаблони документів.