Нерідко від підприємців отримую прохання пояснити, що таке управлінський облік простими словами. Дуже часто бізнес-початківці можуть плутати поняття управлінського й бухгалтерського обліку. Розгляньмо детальніше, що ж таке управлінський облік й навіщо його застосовувати. 

Основні бізнес-процеси в торгівлі та на виробництві

Спочатку ми повинні розуміти, які існують бізнес-процеси в торгівлі. Не будемо брати до уваги допоміжні процеси (маркетинг, робота кол-центру, замовлення в офіс бутельованої води тощо) адже вони напряму не торкаються основної операційної діяльності, що впливає на продаж товару. Так, всі ці етапи також важливі, але проаналізуємо основні: 

1. Виробництво товару: збирання та розбирання на комплектуючі, робота з технологічними картами виробів (документ, в якому планується виробництво), закупка та списання матеріалів/сировини, розрахунок собівартості. 

2. Робота зі складом: прийом та відвантаження, рух товарів в розрізі різних складів та в розрізі постачальників, інвентаризація, списання, робота із залишками. 

3. Взаємовідносини з контрагентами (під контрагентами я маю на увазі прямих покупців та постачальників, з якими ви співпрацюєте): замовлення товару від контрагентів, реалізація, оплата, повернення, контроль заборгованості. 

4. Фінанси та аналітика: доходи та витрати, підзвітні особи, кредити, контрагенти, робота з платіжними календарем, клієнт банкінг. Сюди також варто віднести аналітику по обороту, залишкам, статистику продажів та загальну прибутковість. 

5. Додаткові процеси: облік основних засобів, які використовуєте в роботі (наприклад, спец.станки для виробництва), облік зарплат, робота з дропшиперами та ін. 

Що таке управлінський облік в торгівлі?

Управлінський облік — це дані, які надходять до вас з кожного бізнес-процесу: починаючи від виробництва товару й до усіх додаткових процесів. Як пояснював мій викладач в університеті, управлінський облік — це внутрішня кухня компанії, тобто усі процеси, які можна оцифрувати та зафіксувати. 

Але як це все оцифровувати? Все, що у вас відбувається в офлайні, повинно з’явитися в онлайні. Так, якщо у зовсім невеликий торговий бізнес (наприклад, одна офлайн-точка з товарами), то ви можете вести весь облік у зошиті. Але якщо товарів багато або у вас ще є власне виробництво, то в зошиті контролювати усі процеси важко. Потрібно переносити в онлайн. Як ведеться ця робота в класичній ERP-системі. 

ERP-система (Enterprise Resource Planning) — це програмне забезпечення, яке створене спеціально для того, щоб в онлайні синхронізувати складський облік, виробництво, управління трудовими ресурсами, фінансовий менеджмент та аналітику. До 24 лютого 2022 року 70% торгового бізнесу в Україні користувалися російськими ERP-системами. Зараз український бізнес переходить на західний софт (SAP, Odoo, ERP від Microsoft) або на українські ERP. 

Диджиталізацію управлінського обліку умовно можна розділити на декілька основних етапів:

1. Оцифрування складу

Ви в онлайн-режимі бачите всю номенклатуру, реєструєте нові надходження, відвантаження, проводите в онлайні інвентаризацію, друкуєте необхідні документи. А найголовніше для вас, як для власника — знаєте реальні залишки на складі та скільки заморожено грошей в товарах. 

2. Оцифрування виробництва

Тут важливо деталізувати ланцюжок процесу виробництва — з чого складається продукція, врахування додаткових витрат (кур’єри, комунальні послуги, упаковка), створення технічних карт товарів, робота з різними сценаріями виробництва (наприклад, під конкретне замовлення або про запас). 

3. Оцифрування роботи з контрагентами

Завдяки цьому можете чітко бачити процес взаємодії бізнесу з покупцями та постачальниками — витрати на закупку, оплати, повернення, борги тощо. 

4. Оцифрування фінансів та аналітики

Один з найважливіших блоків, який обов’язково потрібно диджиталізувати, щоб коректно фіксувати грошові потоки. Це важливо, тому що облік грошей дасть вам можливість бачити основні звіти: звіт по витратам, взаєморозрахунки з покупцями та постачальниками, cash flow, отримані дивіденди, залишок коштів та ін. 

5. Оцифрування додаткових процесів

Сюди можна віднести облік зарплат тощо.

У результаті вся ця інформація раз в день, тиждень, місяць формується для вас у звіти та графічні дашборди, що дозволяє вам швидко та легко відстежувати усі важливі процеси у компанії. Цей процес і є управлінським обліком. 

Навіщо вести управлінський облік? Чи є якісь правила? 

Оцифрування бізнес-процесів дозволяє бачите усі необхідні звіти та вчасно приймати правильні управлінські рішення на майбутнє, адже завдяки зібраній та опрацьованій інформації ви можете опиратись на конкретні цифри та дані. 

До прикладу, у вас власна автомайстерня, де ви продаєте автодеталі. Нещодавно закупили партію фар для автомобілів в Китаї. Ваш намір придбати товар у китайського виробника відобразиться у системі управлінського обліку, де можна буде побачити усі важливі бізнес-процеси (собівартість товару, вартість доставки, залишки цього товару на складі). Ви будете бачити загальну фінансову картинку бізнесу, а отже зможете відстежувати усі рухи грошових активів. Завдяки цьому з’явиться можливість прогнозувати у яких бізнес-процесах необхідно залучити фінанси в той чи інший період (закупівля, виплата співробітникам зарплат, оренда офісу тощо). 

А чи є правила ведення управлінського обліку? Конкретних правил немає. Якщо правила бухгалтерського обліку створює держава, то в управлінському обліку тон задає власник. Наприклад, ви хочете бачити товар на своєму онлайн-складі з урахуванням ПДВ та транспортних витрат на закупівлю — відповідно, собівартість у звітах буде вищою. Тоді як в бухгалтерському обліку, фіксація товару має вестись без ПДВ, й, відповідно, собівартість буде меншою. Або ж вам необхідно щодня бачити звіт щодо продажів чи щотижня бачити план-факт. Все це ви самостійно налаштовуєте у своєму управлінському обліку так, як ви вважаєте правильним. 

Бізнес, який веде управлінський облік, може налаштувати свою роботу ефективно і без затримок, адже навіть найменші нюанси в управлінні власник може швидко помітити. А найголовніше, що у будь-який момент ви зможете відстежувати в якому стані зараз знаходиться компанія і як розподілені усі ресурси. Це дозволить вам якісно планувати роботу компанії на усіх рівнях.