Яку стратегію ведення бізнесу обрати? Яку ідею впроваджувати? Як знайти інвесторів? Так багато запитань. 

На щастя, є інструмент, який допоможе команді ефективно спілкуватися, співпрацювати та досягати спільних цілей. У матеріалі поговоримо про те, що таке фасилітація, хто може користуватися цим інструментом і які є методики.

Що таке фасилітація?

Існують різні підходи, які допоможуть працювати злагоджено та ефективно. Один із них — це фасилітація — наради за участю сторонньої особи, яка управляє процесом, не впливаючи на предмет дискусії. 

Техніку фасилітації активно використовують власники бізнесів, лідери організацій, керівники проєктів, менеджери усіх рівнів, а також представники громадських організацій, волонтери та представники креативних індустрій. Такий інструмент дійсно дозволяє збільшити продуктивність та розкрити потенціал команди. Особливо фасилітація допомагає зекономити час і покращити взаємодію між працівниками під час віддаленої роботи.

Завдяки фасилітації учасники обговорення відчувають свою причетність до прийняття важливих рішень всередині компанії — вони впливають на план дій і їхня думка враховується. Така відповідальність ще більше залучає працівників у робочий процес та надає їм впевненості. Завдяки фасилітації можна вийти за межі шаблонного мислення та впоратися з будь-якою задачею. 

Методи фасилітації будуть ефективними під час: 

• нарад і різних заходів;

• організаційної діагностики, аналізу і пошуку зон розвитку;

• генерації ідей, напрацювання і прийняття управлінських рішень;

• покращення залученості співробітників у процесах компанії;

• реалізації окремих проєктів;

• стратегічного планування роботи компаній та її підрозділів;

• вирішення конфліктних ситуацій;

• організації та впровадження дистанційної роботи.

Проте не варто використовувати фасилітацію як чарівну паличку від будь-яких труднощів, коли це недоречно. Наприклад, якщо: 

• Не потрібно нічого створювати. Фасилітація — це інструмент для створення нових ідей та планів. Якщо немає такого запиту — то і фасилітувати немає чого. 

• Занадто складна ситуація або занадто конфіденційна інформація для роботи з групою. Метод фасилітації передбачає залучення широкого кола команди для обговорення і напрацювання нових ідей. Далеко не всі питання в компанії можна вирішити таким способом. 

• Учасники не зобов'язані приймати якісь рішення. Методі фасилітації навряд підійде «червоним» командам, де завдання ставить тільки керівник, а рішення, куди рухатися і розвиватися, приймає виключно топменеджмент;

• Немає достатньо часу для фасилітації — обмежені терміни вплинуть на якість і повноту процесу, нівелюючи очікувану користь.

Хто вже використовує фасилітацію?

До методу фасилітації зверталися безліч іменитих компаній. Наприклад, Томас Кайзер, автор книги «Фасилітація на практиці», розробив підхід Mining Group Gold. Метод передбачає залучення основного фасилітатора, що виконує стандартні обов’язки, і другорядних — з-поміж учасників фасилітаційної групи. Підхід складається з п’яти основ: 

1. Визначення фактичної потреби в сесії

2. Визначення бажаних результатів

3. Розподіл обов’язків секретаря, тайм-менеджера і фасилітатора

4. Встановлення порядку денного

5. Розподіл часу, присвячений кожному окремому пункту

Томас Крайзер почав використовувати методику під час проведення нарад у компанії XEROX, в якій працював у 80-х. Його підхід був настільки успішним і так швидко вклався в щоденну політику компанії, що все вилилося у своєрідну інструкцію. Вона, власне, й лягла в основу книги. 

Великі міжнародні компанії, такі як Apple та Mercedes-Benz, теж мають своїх фасилітаторів. Це дозволяє їм підтримувати ефективну комунікацію, економити час і підвищувати продуктивність процесів, не зважаючи на складну розгалужену систему всередині компанії. В невеликих компаніях фасилітаційними навичками може володіти безпосередньо керівник та лінійні менеджери. Це значно полегшує комунікацію всередині команди. 

А от компанія LEGO зайшла куди далі та створила цілу методологію LEGO SERIOUS PLAY, а до неї — унікальні набори на основі різних елементів конструктора. У відповідь на запитання під час сесії кожен учасник фасилітаційної групи будує власну 3D-модель. Надалі вони служать основою для обговорення, обміну думками та ухвалення рішень. Використання візуальних, слухових і кінетичних навичок надає усім учасникам право висловитися і підходити до розв’язання з підвищеною впевненістю та розумінням.

Хто відповідає за процес?

Важливою фігурою у таких зустрічах є фасилітатор — людина, яка керує процесом і ставить влучні запитання. Саме вона володіє навичками та знаннями, щоб допомагати, залучати, направляти та надихати. Фасилітатор повинен різнопланово підходити до процесу проведення сесії: необхідно спонукати учасників пригадувати попередні взаємодії у команді, їх перебіг і результат — щоб група мислила конкретними випадками на основі власного досвіду, а не абстрактними поняттями. Важливо, щоб вони аналізували свої емоції і взаємодії, робили висновки і вирішували, чи є інші способи розв'язання поставленої задачі і необхідні для цього дії.

Фасилітатор має бути емпатичним та приязним, відчувати групову динаміку та запобігати конфліктам, а також використовувати навички активного слухання. Ця людина має створити таку атмосферу, щоб учасники обговорення не боялися висловлювати свою думку та мали всі інструменти для цього. Для комфорту членів фісилітаційної сесії необхідно забезпечити мінімальні сприятливі умови: оптимальну температуру повітря і провітрюваність приміщення, зручні меблі, світле просторе приміщення і відсутність зовнішніх шумів та інших відволікаючих факторів. Необхідно бути уважним до тих учасників, яким важко висловлювати свою думку, задавати їм заохочуючі та уточнювальні запитання, проте робити це ненав’язливо, без тиску. Атмосфера має бути робочою, але дружньою — це сприятиме набагато більш ефективному і швидшому вирішенню суперечливих питань, ніж під час офіційних нарад. 

Водночас фасилітатору слід займати нейтральну позицію щодо теми обговорення, ні в якому разі не засуджувати та не знецінювати пропозиції команди. 

Що варто враховувати під час проведення фасилітації?

Важливий компонент ефективної фасилітації — усвідомленість основного наміру. Вам необхідно розуміти та періодично запитувати себе, яка мета організованої фасилітації — щоб група спільними зусиллями прийшла до якогось рішення або обрала саме ту ідею, яку вважаєте правильною ви? Фасилітація не повинна маніпулювати думкою команди, а навпаки має сприяти залученню всіх сторін до процесу прийняття спільного рішень й створювати умови для творчого мислення та інноваційного розвитку в компанії. Зверніть увагу, що різниця між фасилітатором і маніпулятором полягає саме в початковому намірі організатора фасилітації. Від цього наміру й залежить ефективність усього процесу 

Фасилітація — це ефективний метод управління процесами та групової роботи в підприємстві. Такий підхід сприяє побудові спільного розуміння, розв'язанню проблем та досягненню консенсусу. Однак, успішне використання фасилітації вимагає правильного підбору технік, вміння створювати сприятливу атмосферу та керувати процесом, забезпечуючи всім учасникам рівний голос і можливість висловити свою думку.